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Politiques et plan d’accessibilité pluriannuel d’Edelman Canada

La Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario ou LAPHO est une loi provinciale qui vise l’élaboration, la mise en œuvre et l’application de normes en vue de réaliser l’accessibilité pour les personnes handicapées et celles qui ont des besoins particuliers en matière d’accessibilité. La LAPHO définit cinq normes dans les domaines suivants :

  • Service à la clientèle
  • Emploi Information et communications
  • Conception des espaces publics
  • Transport

En tant qu’entreprise exerçant des activités en Ontario, Edelman Canada est tenue de satisfaire à toutes les exigences de la LAPHO énoncées dans les Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle et les Normes d’accessibilité intégrées pertinentes aux affaires d’Edelman Canada. Le plan et les politiques suivantes décrivent la façon dont Edelman Canada remplit les obligations indiquées aux sections 3 et 4 des Normes d’accessibilité intégrées et des Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle de la LAPHO.

I. Déclaration d’engagement

Edelman Canada est une importante société internationale indépendante de communications marketing. Edelman Canada repousse les limites des relations publiques traditionnelles et utilise les médias sociaux et les outils numériques à la fine pointe du marché pour positionner l’entreprise à l’avant-garde d’une nouvelle ère d’engagement entre les organisations et leurs publics. Edelman Canada contribue à redéfinir les communications du 21e siècle pour ses clients locaux et nationaux de l’ensemble du pays. Que ce soit dans le domaine de l’image de marque, du marketing, des médias sociaux, des relations avec la communauté, des sites Web ou de la promotion d’événements, Edelman Canada est fière de surpasser les attentes de ses clients.

Nous savons que plus de 15 % de la population est atteinte d’un handicap et que de nombreuses personnes ont des besoins particuliers en matière d’accessibilité. Les handicaps peuvent être de nature sensorielle, physique ou cognitive, et ils peuvent être visibles ou invisibles. Quel que soit le besoin, Edelman Canada est déterminée à servir ses clients et à traiter ses employés en respectant leur dignité et leur autonomie. Nous tentons de communiquer et de fournir nos services d’une façon inclusive pour tous, en tenant compte des besoins particuliers en matière d’accessibilité dans l’ensemble de nos activités.

Edelman Canada est déterminée à offrir un environnement inclusif dans lequel aucun obstacle n’empêche quiconque d’interagir efficacement avec nous. Nous sommes également déterminés à respecter rigoureusement toutes les exigences en matière d’accessibilité. Toute politique d’Edelman Canada qui ne respecte pas et ne fait pas la promotion de la dignité et de l’autonomie des personnes handicapées sera modifiée ou supprimée.

II. Définitions générales

Formats accessibles : comprennent notamment les formats électroniques accessibles, le braille, les transcriptions textuelles, les gros caractères, les enregistrements audio, les contrastes de couleur et autres formats accessibles aux personnes handicapées.

Dispositif correctif : dispositif technique, aide à la communication ou autre instrument utilisé pour maintenir ou améliorer les capacités fonctionnelles des personnes handicapées. Les appareils fonctionnels personnels sont généralement des dispositifs que les gens apportent avec eux comme un fauteuil roulant, un déambulateur ou une bouteille d’oxygène personnelle afin de les aider à entendre, voir, communiquer, se déplacer, respirer, se souvenir ou lire.

Obstacle : la Loi de 2001 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario définit les obstacles comme toute chose qui empêche une personne handicapée de participer pleinement à toutes les facettes de la société en raison de son handicap. Cela peut comprendre :

  • les obstacles physiques,
  • les obstacles architecturaux,
  • les obstacles au niveau de l’information ou des communications,
  • les obstacles comportementaux,
  • les obstacles causés par une politique, une pratique ou une procédure.

Aides à la communication : comprennent notamment le langage gestuel, le langage simple, le sous-titrage et d’autres aides à la communication qui favorisent des communications efficaces.

Handicap : la définition de « handicap » est l’un des éléments clés de la LAPHO. En vertu de la LAPHO, la définition de « handicap » est la même qu’en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario [2] :

Tout degré d’incapacité physique, d’infirmité, de malformation ou de défigurement, notamment :

  • diabète sucré;
  • épilepsie;
  • traumatisme crânien;
  • tout degré de paralysie;
  • amputation;
  • incoordination motrice;
  • cécité ou déficience visuelle;
  • surdité ou déficience auditive;
  • mutité ou trouble de la parole;
  • nécessité de recourir à un chien-guide ou à un autre animal, à un fauteuil roulant ou à un autre appareil ou dispositif correctif;
  • déficience intellectuelle ou trouble du développement;
  • difficulté d’apprentissage ou dysfonctionnement d’un ou de plusieurs des processus de la compréhension ou de l’utilisation de symboles ou de la langue parlée;
  • trouble mental;
  • lésion ou invalidité pour laquelle des prestations ont été demandées ou reçues dans le cadre du régime d’assurance créé aux termes de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail.

Personne de soutien : toute personne, qu’il s’agisse d’un professionnel rémunéré, d’un bénévole, d’un membre de la famille ou d’un ami, qui accompagne une personne handicapée pour l’aider à accomplir certaines tâches liées à la communication, aux déplacements, aux soins personnels ou médicaux afin de lui permettre d’accéder à nos produits et services.

III. Satisfaction des exigences

1. Formation

Nous savons que la formation fournit à nos employés les outils et les ressources nécessaires pour servir efficacement nos clients. La formation contribue également au développement de leurs compétences. Nommé parmi les « meilleurs endroits où travailler » par Advertising Age, Edelman s’assure que ses employés peuvent se perfectionner et se développer afin de servir nos clients le mieux possible.

La formation offerte par Edelman Canada satisfait à toutes les exigences de la LAPHO en matière de service à la clientèle, des Normes d’accessibilité intégrées et du Code des droits de la personne de l’Ontario. La formation a été donnée à tous les employés qui interagissent avec des clients, le public ou des tiers en notre nom, ainsi qu’à ceux qui participent à l’élaboration de politiques, de plans, de pratiques et de procédures relatives à la prestation de nos produits et de nos services.

Cette formation fera partie du processus d’accueil des nouveaux employés et fera l’objet de rappels réguliers. Edelman Canada s’engage à ce que tous les employés de sa communauté soient au courant de leurs droits et de leurs responsabilités pour créer un environnement inclusif pour les personnes ayant des besoins particuliers en matière d’accessibilité.

La formation requise en vertu de la LAPHO comprend :

  • Un survol de la LAPHO et de ses règlements
  • Toutes les exigences des Normes d’accessibilité des services à la clientèle, notamment :
  • des conseils sur la façon d’interagir et de communiquer avec les personnes ayant divers types de handicaps;
  • des conseils sur la façon d’interagir avec les personnes qui utilisent un appareil ou accessoire fonctionnel ou qui sont accompagnées par un animal d’assistance ou une personne de soutien;
  • des conseils sur la marche à suivre lorsqu’une personne handicapée a du mal à accéder aux produits et services d’Edelman Les exigences relatives à l’information et aux communications, notamment : Éléments de sites Web accessibles Types de formats accessibles Contraste de couleur et accessibilité Développement de documents accessibles

 

  • Les exigences des Normes d’accessibilité à l’emploi et la politique d’Edelman, visant notamment :
  • Embauche, évaluation et sélection
  • Formats et communications accessibles
  • Information sur les situations d’urgence en milieu de travail
  • Plans d’accommodement personnalisés Retour au travail Gestion du rendement
  • Perfectionnement professionnel
  • Réaffectation

 

  • Un aperçu des normes en matière de conception d’espaces publics et de transport, puisque les clients d’Edelman peuvent provenir de différents secteurs
  • Les dispositions du Code des droits de la personne de l’Ontario en ce qui concerne les personnes handicapées
  • Les similarités et les différences entre la LAPHO et le Code des droits de la personne de l’Ontario

2. Pratiques gagnantes

Chez Edelman Canada, nous savons qu’il ne suffit pas de bien faire ce que nous faisons. Nous sommes conscients que les normes de la LAPHO constituent des exigences minimales pour toutes les organisations des secteurs public et privé de l’Ontario. En tant qu’entreprise de relations publiques de pointe, nous prenons au sérieux l’exigence de la section 4 des Normes d’accessibilité intégrées qui demande d’examiner comment nous pouvons prévenir et éliminer les obstacles pour les personnes handicapées. Nous sommes particulièrement déterminés à examiner les pratiques gagnantes en matière d’information et de communications et à intégrer ces pratiques gagnantes à nos activités lorsque cela s’applique. En adoptant les principes de conception universelle dans la mesure du possible, nous pourrons offrir en tout temps des services de grande qualité à nos clients.

3. Achats

Au besoin, nous tenterons d’intégrer des clauses d’accessibilité dans nos pratiques d’achat. Nous sommes conscients que lorsque l’accessibilité fait partie des critères de décision pour un achat, les produits et services choisis doivent être universellement accessibles à tous. Le cas échéant, nos pratiques d’achat pourront comprendre certains éléments d’accessibilité à respecter. Le critère d’accessibilité pourrait par exemple s’appliquer aux achats d’ordinateurs, de logiciel, d’équipement de bureau et à la location d’espace.

4. Politique en matière de service à la clientèle

Edelman Canada est déterminée à atteindre l’excellence lorsqu’elle sert tous ses clients, y compris les personnes handicapées. Edelman est déterminée à offrir aux personnes handicapées les mêmes possibilités de se procurer nos produits et services, selon des modalités semblables à celles qu’utilisent les autres clients. Aux fins de la politique en matière de service à la clientèle, « employé » désigne toute personne qui interagit avec des clients ou des membres du public au nom d’Edelman Canada, que cette personne soit un employé, un bénévole, un agent ou un stagiaire.

Appareils fonctionnels

Nous nous assurerons que notre personnel est formé à l’utilisation des divers appareils fonctionnels que nous mettons à la disposition de nos clients handicapés pour les aider à accéder à nos produits ou services.

Communications

Nous communiquerons avec les personnes handicapées d’une façon qui tient compte de leur handicap. Avant de prendre une décision lorsque des formes de communication alternatives nous sont demandées, nous consulterons la personne visée. Edelman offrira une formation aux employés pour communiquer avec les clients ayant divers types de handicaps.

Animaux d’assistance

Nous accueillons les personnes handicapées et leurs animaux d’assistance. Les animaux d’assistance sont autorisés dans tous nos locaux, sauf là où la loi l’interdit.

Personnes de soutien

A person with a disability who is accompanied by a support person will be allowed to have that person accompany them on our premises. At no time will a person with a disability who is accompanied by a support person be denied to his or her support person while on our premises. Permission will be obtained from the person with a disability prior to a confidential conversation taking place with the support person present.

Avis d’interruption temporaire des services d’accessibilité

Une personne handicapée qui a besoin des services d’une personne de soutien pourra être accompagnée de cette personne. Une personne handicapée ne se verra jamais refuser l’accès de la personne de soutien qui l’accompagne dans nos locaux. Il est nécessaire d’obtenir la permission de la personne handicapée avant d’avoir une conversation confidentielle en présence de la personne de soutien.

Avis d’interruption temporaire des services d’accessibilité

Edelman Toronto avisera rapidement ses clients en cas d’interruption planifiée ou imprévue des services ou de l’accès aux locaux pour les clients handicapés, notamment l’accès à l’ascenseur menant aux bureaux du troisième étage et aux salles de bain accessibles. Cet avis devra être clairement affiché et indiquer la raison de l’interruption, sa durée prévue et les solutions de rechange, le cas échéant. Il sera placé à la réception principale.

Facturation

Edelman est déterminée à offrir une facturation accessible à tous ses clients. Sur demande, les factures seront fournies en format papier, en gros caractères ou par courriel.

Réunions accessibles

La participation active de nos clients aux réunions est essentielle à notre succès. Edelman est déterminée à offrir un niveau élevé d’accessibilité à ses salles de réunion, ainsi qu’au contenu et au déroulement des réunions.

Processus de rétroaction

Notre objectif est de dépasser les attentes de nos clients. Nous aimons recevoir une rétroaction sur notre prestation de services. Les clients qui désirent formuler des commentaires sur la façon dont Edelman fournit des produits et services aux personnes handicapées peuvent le faire par courriel ou verbalement au téléphone.

Toutes les rétroactions, y compris les plaintes, seront acheminées à la vice-présidente senior des ressources humaines, Julia Cartwright (Julia.cartwright@edelman.com or 416-850-0648). Les clients peuvent s’attendre à recevoir une réponse dans les dix jours ouvrables.

5. Politique en matière d’emploi

Edelman Canada est déterminée à offrir un milieu de travail accessible et inclusif, dans lequel tous les employés sont encouragés à exceller, sans qu’aucun obstacle n’entrave leur succès. Aux fins de la Politique en matière d’emploi, les employés comprennent tous les employés rémunérés, qu’ils soient à temps plein, à temps partiel ou saisonniers. Les Normes d’accessibilité à l’emploi ne s’appliquent pas aux bénévoles ou aux autres personnes qui ne sont pas rémunérées.

Edelman Canada reconnaît que le Code des droits de la personne de l’Ontario et la LAPHO comportent des exigences particulières en matière d’accommodement en milieu de travail. Même si ces deux textes législatifs sont très semblables, ils ne sont pas identiques. La présente politique est adaptée aux exigences particulières des Normes d’accessibilité à l’emploi de la LAPHO.

Embauche, évaluation et sélection

Durant le processus d’embauche, Edelman informera les candidats et le public de son engagement à accommoder les personnes handicapées, et informera les personnes convoquées en entrevue que des accommodements sont offerts sur demande. Si un candidat retenu demande un accommodement, Edelman fournira, après consultation avec le candidat, un accommodement convenable qui tient compte des besoins en matière d’accessibilité du candidat en raison de son handicap.

Les offres d’emploi indiqueront que les personnes handicapées sont invitées à postuler.

Les candidats retenus et les employés seront informés des politiques d’Edelman Canada relatives aux accommodements pour les employés handicapés dès que possible après le début de leur emploi, et dès qu’un changement est apporté à la politique.

Formats accessibles et aides à la communication

Dans le cadre d’un plan d’accommodement approuvé, des formats accessibles et des aides à la communication pourront être fournis. Des formats appropriés seront fournis, après consultation avec la personne. La décision finale appartient à Edelman Canada.

Information sur les situations d’urgence en milieu de travail

Un plan individuel d’évacuation en cas d’urgence sera préparé et remis à tout employé ayant des besoins particuliers en matière d’accessibilité ainsi qu’à toute personne désignée pour aider l’employé, avec le consentement de cet employé. Les informations sur les interventions d’urgence devront être revues dans les circonstances suivantes :

a) Lorsque l’employé est déplacé dans un nouvel endroit du milieu de travail;

b) Lorsque les besoins d’accommodement de l’employé changent; et

c) Lorsque les politiques générales d’intervention d’urgence d’Edelman sont révisées.

Plans d’accommodement personnalisés

Un plan sera préparé pour tout employé qui demande un accommodement; ce plan sera revu et mis à jour régulièrement. Ce plan personnalisé tiendra compte de la nature et de la gravité du handicap, de la nature et de l’environnement de travail. Il comprendra également de l’information en cas d’urgence, des formats accessibles, des aides à la communication et tout autre accommodement nécessaire pour que la personne puisse exécuter son travail.

Processus de retour au travail

Un processus individuel sera documenté pour faciliter le retour au travail des employés qui se sont absentés en raison d’un handicap. Si la blessure ou la maladie d’un employé est couverte par la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, alors les processus de retour au travail prévus par cette loi s’appliquent.

Gestion du rendement, perfectionnement professionnel et réaffectation

Les besoins d’accommodement d’un employé doivent être pris en compte lors du processus de gestion du rendement, de l’identification des possibilités de promotion et lorsqu’une réaffectation est envisagée.

Révision des descriptions de postes

Les descriptions de postes devront être revues afin de s’assurer que les exigences énoncées sont nécessaires et que les obstacles sont éliminés.

Marche à suivre pour un employé qui demande un accommodement

L’objectif d’un accommodement est de permettre à une personne d’effectuer les tâches essentielles de son travail et de participer comme les autres au milieu de travail. Le processus d’accommodement doit respecter la confidentialité et la vie privée de l’employé. Il doit être collaboratif et impliquer le requérant.

Les demandes d’accommodement doivent suivre le processus officiel suivant :

1.01 Les employés qui désirent soulever un problème potentiel d’accommodement doivent soumettre une demande d’accommodement, préférablement par écrit, à leur supérieur immédiat. La demande doit décrire en détail l’accommodement désiré pour contrer les limitations qui l’empêchent d’exécuter les tâches essentielles de son travail.

1.02 Lorsque cela est nécessaire pour faciliter l’évaluation et l’élaboration de l’accommodement, on pourra demander à l’employé de participer à l’élaboration du plan d’accommodement et de fournir des renseignements médicaux pertinents à Edelman, par exemple une évaluation de ses capacités fonctionnelles. Il n’est pas nécessaire de fournir le diagnostic d’un professionnel de la santé. L’objectif des renseignements médicaux est de déterminer le type d’accommodement requis. L’entreprise doit compter sur l’entière coopération des employés qui demandent un accommodement et ceux-ci doivent fournir toute information ou évaluation médicale pertinentes pour traiter leur demande d’accommodement.

1.03 La vice-présidence des ressources humaines et la direction générale évalueront la demande d’accommodement à la lumière de l’information fournie et des besoins particuliers de l’employé. Durant l’étape d’évaluation, Edelman se réserve le droit d’exiger des renseignements supplémentaires, notamment des renseignements médicaux ou des opinions qui aideront Edelman à déterminer si un accommodement peut être offert et comment cela peut se faire. Edelman se réserve également le droit d’exiger que l’employé participe à une évaluation de ses besoins par un médecin qualifié ou un autre professionnel spécialement formé afin de déterminer le genre d’accommodement requis, le coût de cet accommodement et la façon de le fournir. Edelman assumera les coûts de toute évaluation demandée par l’entreprise. L’employé peut demander la participation d’un représentant des employés au développement du plan d’accommodement.

1.04 La vice-présidence des ressources humaines et la direction générale prendront ensemble la décision au sujet de la demande d’accommodement. Le gestionnaire informera l’employé par écrit ou autrement, selon ce qu’exige le handicap de l’employé, de la décision et des raisons qui la motivent.

1.05 Si l’employé n’est pas satisfait de la décision écrite au sujet de sa demande d’accommodement, il peut en appeler de la décision au directeur général. La décision du directeur général sera sans appel et exécutoire pour les parties.

1.06 Edelman veillera à assurer la confidentialité des renseignements personnels de l’employé et les divulguera uniquement à ceux qui ont besoin de les consulter dans le cadre de l’évaluation et du développement du plan d’accommodement, conformément à la norme SPP 5.07.ON – Protection des renseignements personnels.

1.07 Toutes les plaintes au sujet de l’accessibilité et des plans d’accommodement d’Edelman seront acheminées à la vice-présidence des ressources humaines d’Edelman. Chaque plainte sera évaluée individuellement et une réponse écrite sera fournie dans les sept jours ouvrables.

6. Politique en matière d’information et de communications

Chez Edelman, nous sommes passionnés des communications et nous sommes des chefs de file de notre secteur. Nous consacrons nos efforts à nous assurer que nos clients puissent communiquer efficacement avec leurs clients. Notre vision consiste à favoriser des communications qui incluent tout le monde.

Cette politique s’applique aux médias imprimés et numériques, ainsi qu’aux communications bidirectionnelles au téléphone, par courriel, lors des réunions et des présentations. Elle ne s’applique pas aux produits commerciaux ou aux étiquettes de produits, à l’information dont Edelman n’est pas responsable directement, ou à l’information ou aux communications qui ne peuvent être converties.

Nous ferons en sorte de fournir de l’information et de communiquer avec nos clients et avec le public dans un autre format sur demande et en temps opportun. Selon la situation, cela pourrait notamment comprendre :

  • Gros caractères
  • Braille Enregistrement audio
  • Sous-titrage
  • Couleurs contrastantes
  • American Sign Language (langage gestuel américain)
  • Transcription textuelle de l’information sonore ou visuelle Information rédigée en langage simple
  • Format électronique accessible compatible avec un lecteur d’écran

Nous nous engageons à communiquer avec le requérant pour déterminer le format qui lui convient le mieux.

Sites Web

Edelman Canada est déterminée à respecter le guide d’accès au contenu Web du World Wide Web Consortium, comme l’exige la section 14 des Normes d’accessibilité intégrées. Des sites Web accessibles permettront à tous nos clients et au public d’avoir accès à nos projets révolutionnaires et à notre leadership éclairé.

Information sur les situations d’urgence

Edelman Canada collaborera avec les gestionnaires de ses édifices pour s’assurer que les procédures en cas d’urgence tiennent compte des besoins d’accessibilité et que des formats de rechange soient offerts sur demande.

7. Conception des espaces publics

Edelman Canada n’est pas une organisation généralement ouverte au public. Les endroits qui peuvent être visités par nos clients ou d’autres personnes sont la réception, les espaces communs et les salles de réunion. Nous tenterons de respecter les principes de conception universelle dans toutes nos salles de réunion et dans notre réception et de mettre en œuvre les exigences de conception de la LAPHO lors de toute rénovation pertinente.

Afin de servir efficacement nos clients, nous les informerons des principes de conception universelle et d’accessibilité lors de la planification d’événements.